Freelance- & Business-Planer

Der Freelance- & Business-Planer, der verhindert, dass Projekte durchrutschen

Gemacht für das typische Chaos von Freelance-/Kleinunternehmensarbeit: mehrere Kunden, Rechnungen, die nachverfolgt werden müssen, Projekte in unterschiedlichen Phasen — und kein einzelnes Tool, das das alles ohne Monatsabo trackt.

Was ist enthalten

Ein Projekt-Tracker, ein Kundenprotokoll, ein Rechnungs-Tracker und ein Content-Kalender — die vier Dinge, die wirklich Stress verursachen, wenn sie nirgends notiert sind.

Jeder Planer enthält außerdem einen Monatskalender (undatiertes 6-Wochen-Raster) und einen Monatsziele-Tracker. Und das ganze PDF ist ausfüllbar — tippe direkt hinein in Acrobat oder deinem PDF-Reader, oder drucke es leer aus und fülle es von Hand aus.

Format

Sofortiger PDF-Download, Formate A4 und US Letter, 9 Stil-/Farbkombinationen.

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Der Freelance- & Business-Planer, der verhindert, dass Projekte durchrutschen — cover

Für wen ist Work Flow gedacht?

Für Freelancer, Selbstständige und kleine Teams, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen und dabei den Überblick über Projekte, offene Rechnungen und Content behalten müssen – ohne dafür ein weiteres Abo-Tool einzuführen. Work Flow bündelt die vier Listen, die im Alltag am häufigsten fehlen oder über mehrere Apps verstreut sind.

Die Seiten und wofür du sie nutzt

Seite	Wofür
Projekt-Tracker	Status, nächster Schritt und Deadline je Projekt.
Kunden-Log	Ansprechpartner, Absprachen, letzte Kontaktaufnahme.
Rechnungs-Tracker	Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, bezahlt ja/nein – damit keine Zahlung vergessen wird.
Content-Kalender	Geplante Beiträge, Newsletter oder Portfolio-Updates.

Eine typische Arbeitswoche mit Work Flow

Montag: Projekt-Tracker durchgehen, pro Projekt genau einen nächsten Schritt eintragen.
Nach jedem Kundentermin: zwei Zeilen im Kunden-Log – was wurde vereinbart, bis wann.
Mittwoch: Rechnungs-Tracker prüfen. Was ist überfällig? Freundliche Erinnerung verschicken und Datum notieren.
Donnerstag: Content-Kalender für die nächste Woche füllen, damit Akquise nicht nur in ruhigen Phasen passiert.
Freitag: erledigte Projekte abhaken, Monatsziele-Tracker aktualisieren (z. B. Umsatzziel oder Anzahl neuer Anfragen).

Tipps für Papier und Bildschirm

Viele Selbstständige füllen den Rechnungs-Tracker digital aus, weil Zahlen dort leichter zu korrigieren sind, und drucken Projekt-Tracker und Wochenplanung aus, um sie neben den Bildschirm zu legen. Work Flow ersetzt keine Buchhaltungssoftware und keine steuerliche Beratung – er sorgt dafür, dass du jederzeit weißt, welche Rechnung noch offen ist.

Typische Fehler – und wie Work Flow hilft

Rechnungen „im Kopf“ verfolgen: Sobald eine Rechnung raus ist, gehört sie in den Rechnungs-Tracker – mit Fälligkeitsdatum.
Projekte ohne nächsten Schritt: „Website Kunde X“ ist kein Schritt. „Entwurf Startseite schicken“ schon.
Akquise nur in Flauten: Ein fester Platz im Content-Kalender sorgt dafür, dass du sichtbar bleibst, auch wenn gerade viel zu tun ist.

Häufige Fragen

Ersetzt Work Flow meine Buchhaltung?

Nein. Der Rechnungs-Tracker zeigt dir, welche Rechnungen offen oder bezahlt sind. Die eigentliche Rechnungsstellung und Buchhaltung machst du weiterhin mit deinem gewohnten Werkzeug.

Wie viele Projekte passen auf den Projekt-Tracker?

Eine Seite ist für die laufenden Projekte gedacht. Bei mehr Projekten druckst du einfach eine weitere Seite aus oder legst pro Kunde eine eigene an.

Lohnt sich ein Papierplaner für Freelancer überhaupt?

Für die Wochenplanung oft ja: Eine ausgedruckte Seite ist immer sichtbar und konkurriert nicht mit E-Mails und Chat-Benachrichtigungen um deine Aufmerksamkeit.

Kann ich Work Flow am Tablet ausfüllen oder muss ich drucken?

Beides geht. Das PDF ist ausfüllbar: Du kannst direkt in Acrobat oder einem anderen PDF-Reader tippen. Wer lieber mit Stift arbeitet, druckt die Seiten leer aus — in A4 oder US Letter.

Warum ist Work Flow undatiert?

Damit du jederzeit anfangen kannst und eine ausgelassene Woche keine leeren, vordatierten Seiten hinterlässt. Du trägst das Datum selbst ein und druckst einzelne Seiten so oft nach, wie du sie brauchst.

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Aktualisiert am 13.10.2026