Die meisten Ratgeber zur Kundenakquise erklären, WIE man neue Aufträge findet — Kaltakquise, Netzwerken, Plattformen. Was oft fehlt, ist eine einfache Antwort auf eine andere Frage: Wo steht gerade jeder einzelne Kontakt, mit dem schon gesprochen wurde?
Wer als Freelancer aktiv Kunden anspricht, hat nach ein paar Wochen zehn, zwanzig, dreißig Kontakte in unterschiedlichen Stadien — manche haben geantwortet, manche nicht, bei manchen war ein erstes Gespräch, bei anderen steht ein Angebot aus. Ohne festen Überblick verschwindet genau der Kontakt aus dem Blick, der eigentlich kurz vor dem Ja stand.
Status statt nur Kontaktdatum. "Erstkontakt", "Antwort erhalten", "Angebot gesendet", "Nachfassen fällig" — ein Status sagt mehr aus als nur das Datum der letzten Nachricht.
Ein Nachfass-Datum pro Kontakt. Der häufigste Fehler in der Akquise ist nicht die fehlende Antwort, sondern das vergessene Nachfassen. Ein festes Datum pro Kontakt macht das planbar statt zufällig.
Quelle des Kontakts. Kam der Kontakt über eine Plattform, Empfehlung oder direkte Ansprache? Das zeigt über Zeit, welcher Kanal tatsächlich zu Gesprächen führt — nicht nur zu Sichtkontakten.
Eine Zeile pro Kontakt, nicht ein Dokument pro Kontakt. Sobald jeder Kontakt eine eigene Notiz-Datei bekommt, verliert man genau den Überblick, den ein Tracker eigentlich schaffen soll — eine Tabelle mit allen Kontakten auf einen Blick schlägt zehn einzelne Zettel.
Ob die Kontakte über freelancermap, direkte E-Mails oder persönliche Empfehlungen entstehen — das Prinzip bleibt gleich: Status, nächster Schritt, Datum. Der Tracker ersetzt nicht die Akquise selbst, sondern verhindert, dass die Hälfte der Arbeit durch fehlendes Nachfassen verpufft.
Work Flow enthält einen Akquise-Tracker mit genau diesem Aufbau — Status, Nachfass-Datum und Quelle pro Kontakt — im selben PDF wie Projektplaner und Rechnungs-Überblick. Undatiert, ausfüllbar am Bildschirm oder zum Ausdrucken, A4 und US Letter, 9 Stil-/Farbkombinationen.
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